Как выбрать кассовый аппарат, выполнить требования законодательства и соблюсти интересы бизнеса?

Сегодня тысячи предпринимателей оказались перед необходимостью установить кассовый аппарат.

Итак, как разумно и правильно выбрать кассовый аппарат для ФОП, интернет-магазинов, сферы обслуживания, чтобы выполнить требования законодательства и принести пользу бизнесу?

Что необходимо для выполнения требований законодательства?

Чтобы выполнить требования законодательства по РРО, вы можете выбрать любые кассовые аппараты, которые включены в ГосРеестр РРО Украины (смотрите Раздел 1 Доступны к первичной регистрации; ЕККА - электронные контрольно-кассовые аппараты; ЭККР - электронные контрольно-кассовые регистраторы (фискальные регистраторы).

Также необходимо заключить договор с Центром сервисного обслуживания (ЦСО) на подключение и обслуживание вашего аппарата; приобретенный РРО необходимо зарегистрировать в Системе хранения и сбора данных РРО (СХСД), подключить к передаче данных и перевести в фискальный режим. Во всех этих операциях поможет ЦСО.

Каким бизнес-требованиям должен удовлетворять кассовый аппарат?

1) Стабильность работы. Многие предприниматели, выбирая сегодня кассу для выполнения законодательства, выбирают самый дешевый кассовый аппарат - мол, просто чтобы выполнить законодательные требования. Мы никогда не советуем своим клиентам покупать дешевую технику. Не потому, что хотим продать дорогие модели, а потому что знаем, как работает фискальная техника, и во что обходится ее обслуживание в реальности. Ваш кассовый аппарат будет находиться в эксплуатации 7 лет, регламентированных законодательством. За это время сама стоимость аппарата не будет самой большой затратой. В масштабах месяцев и лет гораздо больше вы потратите на обязательное техобслуживание и вынужденные ремонт и сервис при сбоях.

Как правило, те, кто сэкономил на покупке аппарата, теряют гораздо больше на ремонтах и простоях. Ведь если кассовый аппарат неисправен - то вы не можете оформить продажу. А если аппарат один на магазин - то либо торговля будет полностью парализована, либо вам придется продавать товары с нарушением закона, рискуя получить штрафы. Самая лучшая сервисная служба не устранит поломку моментально - инженеру нужно время на реакцию и приезд. Качественный кассовый аппарат сэкономит и время, и деньги, и вашу репутацию.

2) Удобство работы кассира. Обратите внимание на размер клавиатуры и дисплея. Если клавиатура портативная или малоразмерная, оператору будет неудобно нажимать на кнопки, и время оформления продажи увеличится. Аналогично и с небольшим дисплеем: если на индикаторе недостаточно строк (4 или меньше), то кассир может не видеть всей информации, что приводит к ошибкам. Отдавайте предпочтение моделям с полноразмерной клавиатурой, и большим индикатором (8 строк и более). Очень удобно, когда на клавиатуре есть блок быстрого набора для вызова популярных товаров.

3) Возможность передачи информации. Поскольку законодательство требует передавать отчетную информацию в электронном виде, оцените возможности подключения к Интернет в вашей торговой точке. Если в магазине есть выделенный канал Интернет, можно подключить кассу по порту Ethernet. Если проводной Интернет проводить затруднительно, остановите выбор на модели ЭККА с GPRS для беспроводной передачи данных.

4) Возможность масштабирования. Если у вас сеть торговых точек, то удобно иметь единую систему управления кассовыми аппаратами (так называемый кассовый сервер), а также возможность удаленного программирования и настройки касс. Такую возможность, к примеру, имеет кассовый аппарат Datecs MP-01.

5) Качество обслуживания. Согласно законодательству, кассовый аппарат должен в обязательном порядке находиться на регулярном сервисном обслуживании у авторизированного производителем центра сервисного обслуживания РРО (ЦСО). Собственно, даже подключать и вводить в эксплуатацию РРО имеет право только ЦСО. Потому наряду с выбором кассового аппарата присмотритесь и к сервисным организациям Вашего города, которые смогут его обслуживать.

6) Возможность подключения весов, сканера. Можно вбивать коды товаров и вес с клавиатуры. Но гораздо удобнее подключить к аппарату сканер штрих-кода и считывать информацию прямо с этикетки товара. Чтобы потом не столкнуться с невозможностью подключить сканер или весы, при выборе кассового аппарата обратите внимание на интерфейсы подключения.

7) Фискальные сервисы Cash&Cloud. Серверные продукты SystemGroup, которые расширяют функциональные возможности РРО и увеличивают удобство управления сетью кассовой техники.

Как уйти от использования кассового аппарата?

Не секрет, что необходимость установить кассовый аппарат не вызывает радости у предпринимателей - для них это незапланированные затраты. Тем не менее, реформа вполне согласуется с курсом государства на легализацию экономики и налоговый контроль. Чтобы получить право не использовать кассовый аппарат, достаточно перейти от наличных оплат к безналичным (не путайте с оплатой через POS-терминал, подключенный к кассе). Например, если вы печатаете клиенту счет, он оплачивает его в банке, и оплата поступает на ваш расчетный счет, то использование РРО (кассового аппарата) не требуется. Насколько покупатели готовы идти в банк и возвращаться с оплаченной квитанцией - зависит от типа товаров или услуг.

Часть интернет-магазинов перешла на доставку товаров только по предоплате, чтобы не оснащать курьеров мобильными кассами и фискальными регистраторами. Однако, это может привести к смещению покупателей, не желающих платить за "кота в мешке", в крупные интернет-магазины, где выдача фискальных чеков "на дому" все-таки будет реализована.

Мини-словарь предпринимателя, устанавливающего кассовый аппарат:

РРО - Регистратор расчетных операций, к ним относятся фискальные регистраторы, кассовые аппараты и пр.

ЦСО - Центр сервисного обслуживания, организация, авторизированная производителем конкретного РРО, которая имеет право обслуживания этих РРО на конкретной территории.

Информационный эквайер - организация, которая обеспечивает передачу и хранение отчетных данных в формате, принятом ГФС и Нацбанком (услуга не включает оплаты за трафик).

Контрольная лента - это копии всех чеков, которые передаются в фискальную службу. До 2014 г. контрольная лента печаталась на бумаге и должна была храниться в течение 3 лет. Переход к контрольной ленте в электронной форме позволил уйти от печати копий. Данные хранятся и передаются в электронном виде. Именно для этого каждый РРО должен быть подключен к системе хранения и передачи отчетной информации.

Термолента - чековая лента, на которой печатаются чеки. Поскольку кассовый аппарат работает по принципу термопечати, то он не требует картриджа, ленты или других красящих расходных материалов. Изображение на чеке проступает под действием температуры от нагреваемой термоголовки принтера в кассовом аппарате. Для этого чековая лента должна быть изготовлена по термотехнологии.

Вот несколько преимуществ, которые стоит учесть при выборе кассового аппарата:

1 Точность и надежность: Выбирайте кассовый аппарат, который обеспечивает высокую точность операций с товарами и наличными. Это поможет избежать ошибок и обеспечить финансовую стабильность.

2 Функциональность: Выберите кассовый аппарат, который имеет нужные вам функции и функции. Рассмотрите вопрос о сохранении базы данных клиентов, статистики продаж, аналитики и других дополнительных функций, которые помогут вам управлять бизнесом.

3 Простота использования: Важно, чтобы кассовый аппарат был понятным и удобным в использовании. Даже сотрудникам без опыта приходится с легкостью осваивать свои функции.

4 Поддержка и обслуживание: Обратите внимание на репутацию производителя приборов и наличие послепродажной поддержки и сервиса. Это важно, так как быстрое и качественное обслуживание поможет избежать задержек в работе магазина.

На рынке много разных вариантов, поэтому выбирайте тот, который соответствует вашим потребностям и бюджету. Если вам нужна консультация или дополнительная информация, свяжитесь с нашей командой. Мы рады помочь выбрать лучший кассовый аппарат для вашего магазина.

Перейти к списку новостей