Як вибрати касовий апарат, виконати вимоги законодавства та дотриматись інтересів бізнесу?
Як вибрати касовий апарат, виконати вимоги законодавства та дотриматись інтересів бізнесу?
Сьогодні тисячі підприємців постали перед необхідністю встановлення касового апарату.
Отже, як розумно та правильно вибрати касовий апарат для ФОП, інтернет-магазинів, сфери обслуговування, щоб виконати вимоги законодавства та принести користь бізнесу?
Що потрібно для виконання вимог законодавства?
Щоб виконати вимоги законодавства щодо РРО, ви можете вибрати будь-які касові апарати, які включені до Держреєстру РРО України (див. Розділ 1 Доступні до первинної реєстрації; ЕККА - електронні контрольно-касові апарати; ЕККР - електронні контрольно-касові реєстратори (фіскальні реєстратори).
Також необхідно укласти договір із Центром сервісного обслуговування (ЦСО) на підключення та обслуговування вашого апарату; придбаний РРО необхідно зареєструвати в Системі зберігання та збору даних РРО (СГСД), підключити до передачі даних та перевести у фіскальний режим. У всіх цих операціях допоможе ЦЗГ.
Яким бізнес-вимогам має задовольняти касовий апарат?
1) Стабільність роботи. Багато підприємців, обираючи сьогодні касу для виконання законодавства, обирають найдешевший касовий апарат – мовляв, просто щоб виконати законодавчі вимоги. Ми ніколи не рекомендуємо своїм клієнтам купувати дешеву техніку. Не тому, що хочемо продати дорогі моделі, а тому що знаємо, як працює фіскальна техніка, і що обходиться її обслуговування в реальності. Ваш касовий апарат перебуватиме в експлуатації 7 років, регламентованих законодавством. За цей час сама вартість апарату не буде найбільшою витратою. У масштабах місяців і років набагато більше ви витратите на обов'язкове техобслуговування та вимушені ремонт та сервіс при збоях.
Як правило, ті, хто заощадив на купівлі апарату, втрачають набагато більше на ремонтах та простоях. Адже якщо касовий апарат несправний – то ви не можете оформити продаж. А якщо апарат один на магазин - або торгівля буде повністю паралізована, або вам доведеться продавати товари з порушенням закону, ризикуючи отримати штрафи. Найкраща сервісна служба не усуне поломку моментально - інженеру потрібен час на реакцію та приїзд. Якісний касовий апарат заощадить і час, і гроші, і вашу репутацію.
2) Зручність роботи касира. Зверніть увагу на розмір клавіатури та дисплея. Якщо портативна або малорозмірна клавіатура, оператору буде незручно натискати на кнопки, і час оформлення продажу збільшиться. Аналогічно і з невеликим дисплеєм: якщо на індикаторі недостатньо рядків (4 або менше), касир може не бачити всієї інформації, що призводить до помилок. Віддавайте перевагу моделям з повнорозмірною клавіатурою та великим індикатором (8 рядків і більше). Дуже зручно, коли на клавіатурі є блок швидкого набору для виклику найпопулярніших товарів.
3) Можливість передачі. Оскільки законодавство вимагає передавати звітну інформацію в електронному вигляді, оцініть можливості підключення до Інтернету у вашій торговій точці. Якщо в магазині є виділений Інтернет, можна підключити касу по порту Ethernet. Якщо дротовий Інтернет працювати важко, зупиніть вибір на моделі ЕККА з GPRS для бездротової передачі даних.
4) Можливість масштабування. Якщо у вас мережа торгових точок, то зручно мати єдину систему керування касовими апаратами (так званий касовий сервер), а також можливість віддаленого програмування та налаштування кас. Таку можливість, наприклад, має касовий апарат Datecs MP-01.
5) Якість обслуговування. Відповідно до законодавства, касовий апарат повинен обов'язково перебувати на регулярному сервісному обслуговуванні у авторизованого виробником центру сервісного обслуговування РРО (ЦСО). Власне, навіть підключати та вводити в експлуатацію РРО має право лише ЦЗГ. Тому разом із вибором касового апарату придивіться і до сервісних організацій Вашого міста, які зможуть його обслуговувати.
6) Можливість підключення ваги, сканера. Можна вбивати коди товарів та вагу з клавіатури. Але набагато зручніше підключити до апарату сканер штрих-коду та зчитувати інформацію прямо з етикетки товару. Щоб потім не зіткнутися з неможливістю підключити сканер або ваги, зверніть увагу на інтерфейси підключення при виборі касового апарата.
7) Фіскальні сервіси Cash & Cloud. Серверні продукти SystemGroup, які розширюють функціональні можливості РРО та збільшують зручність управління мережею касової техніки.
Як уникнути використання касового апарату?
Не секрет, що необхідність встановлення касового апарату не викликає радості у підприємців – для них це незаплановані витрати. Проте реформа цілком узгоджується з курсом держави на легалізацію економіки та податковий контроль.
Ось кілька переваг, які варто врахувати при виборі касового апарату:
- Точність та надійність: Вибирайте касовий апарат, який забезпечує високу точність операцій з товарами та готівкою. Це допоможе уникнути помилок та забезпечити фінансову стабільність.
- Функціональність: Виберіть касовий апарат, який має потрібні функції та функції. Розгляньте питання збереження бази даних клієнтів, статистики продажів, аналітики та інших додаткових функцій, які допоможуть вам керувати бізнесом.
- Простота використання: Важливо, щоб касовий апарат був зрозумілим та зручним у використанні. Навіть співробітникам без досвіду доводиться легко освоювати свої функції.
- Підтримка та обслуговування: Зверніть увагу на репутацію виробника приладів та наявність післяпродажної підтримки та сервісу. Це важливо, оскільки швидке та якісне обслуговування допоможе уникнути затримок у роботі магазину.
- На ринку багато різних варіантів, тому вибирайте той, який відповідає вашим потребам та бюджету. Якщо вам потрібна консультація або додаткова інформація, зв'яжіться із нашою командою. Ми раді допомогти вибрати найкращий касовий апарат для вашого магазину.